Le Documentaliste et les réalités locales

[Documentaliste en CDI :  cadre réglementaire et pédagogique]

dernière mise à jour : juin  2008
Christophe Dubois, CRDP d'Aquitaine

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Le Budget

mise à jour janvier 2012

Le documentaliste mène une politique d'acquisition qui est financée par le budget de l'établissement.

• Le budget de l'établissement : quelques repères
• Le budget du CDI

 1. Le budget de l'établissement : quelques repères

L'année de référence du budget d'un EPLE est l'année civile (de janvier à décembre).

Le budget est un acte de prévision et d'autorisation. L'équilibre du budget doit être réel . La prévision des recettes assure la couverture des charges. Cependant, une diminution du fonds de roulement peut réaliser l'équilibre.

La phase officielle d'élaboration du budget commence au 1er  novembre de l'année précédente, date à laquelle les ressources de l'établissement sont notifiées. La collectivité locale (Conseil Général pour les collèges; Conseil Régional pour les lycées) attribue une enveloppe budgétaire à chaque EPLE (Etablissement Public Local d’Enseignement) . L'établissement doit expliquer le projet de fonctionnement administratif et pédagogique qui induit le budget..

Le Conseil d'administration de l’établissement vote le budget prévisionnel et adopte les décisions budgétaires modificatives proposées en cours d’année. Les décisions modificatives sont de deux ordres : elles nécessitent l'approbation du CA ( virements entre deux chapitres ou prélèvements sur le fonds de réserve en avril, à la rentrée scolaire, à la fin de l'exercice) ou elles sont inscrites sans vote (inscription au budget de ressources non prévues, par exemple, la taxe d'apprentissage).  

Le chef d'établissement exécute le budget voté ; l'agent comptable et le gestionnaire sont chargés, sous l'autorité du chef d'établissement, de la gestion matérielle de l'établissement . Le documentaliste trouve en eux ses principaux interlocuteurs en matière de budget

Depuis la mise en application de la LOLF (Loi organique relative aux lois de finances), les crédits que reçoit un EPLE correspond à  4 principales  missions : fonctionnement pédagogique, vie de l'élève, fonctionnement général, services annexes.

La mise en œuvre de la LOLF implique que les rectorats constituent des budgets qui associent l'allocation des moyens à des objectifs et des indicateurs. Les crédits pédagogiques attribués par le rectorat sont désormais globalisés :  il appartient à l’établissement scolaire,  au cours du 3ème trimestre,  d’établir des fiches pour les actions envisagées dans le cadre du projet d’établissement et de les communiquer au Rectorat en indiquant l'ordre de priorité.

La LOLF n'a pas de répercussion sur le plan comptable qui reste divisé en chapitres et comptes. Les recettes [produits] s'inscrivent dans les comptes commençant en 7 : ce sont les subventions de l’état et des collectivités territoriales. Les charges [dépenses] s'inscrivent dans les comptes en 6.
    Ainsi,  chapitre A1 : dépenses pédagogiques
                            compte 6067 -> Fournitures matériel enseignement [crédits d’enseignement]
                            compte 6181 -> achat de documentation générale [abonnements : 61811 ; ouvrages et subvention CDI : 61812]

Toute dépense est matérialisée par un bon de commande établi par le gestionnaire et signé par l'ordonnateur (le chef d'établissement). Des dépenses peuvent être effectuées sans bon de commande (mais avec accord préalable) et remboursées sur présentation du ticket de caisse.

Pour en savoir plus

Un exemple type de budget d'établissement (lien vers la Banque documentaire du site personnel des gestionnaires d'EPLE) dans l'espace réservé du site.

 sur le budget de l'établissement scolaire, consulter la Fiche " Le budget de l'E.P.L.E." du Guide juridique du Chef d'établissement (en ligne sur le site du Ministère de l'Education nationale).

la fiche "Préparation du budget", site de l'ESEN

 2.  Le budget du CDI

Le budget du CDI s'inscrit dans un projet pédagogique : il faut décider de ce qu'on propose aux élèves. Il est l’aboutissement d’une réflexion pédagogique. Il est de nature prévisionnelle. S’il est vrai que les ressources financières dont on dispose conditionnent la politique d'acquisition, inversement, le projet du CDI déterminera la hauteur des sommes qui lui seront attribuées.

• Remarque préliminaire : la mise en oeuvre de la LOLF n'a pas changé le principe du  plan comptable : répartition en chapitres et comptes des recettes et des dépenses. L'inscription des dépenses dans le chapitre A1 (dépenses pédagogiques) dans les comptes 6067 (crédits d'enseignement)  et 6181 (achats de documentation générale est toujours en vigueur, compte décliné en 61811 et 6812). Les crédits pédagogiques attribués par le rectorat étant désormais globalisés, il appartient à l’établissement  en fin d'année scolaire précédente d’établir des fiches pour les actions envisagées dans le cadre du projet d’établissement et de les communiquer au Rectorat en indiquant l'ordre de priorité. Le documentaliste s'inscrit donc dans ce mode de fonctionnement.

• Comment définir l'importance de ce budget ?

Il est d'abord nécessaire d'établir et de  formaliser les projets du CDI, ses besoins propres et  les besoins liés aux disciplines d'enseignement (en s'appuyant sur les indications des professeurs).
    ->  Pour plus de renseignements sur la politique d'acquisition des CDI, on pourra consulter utilement le document Constitution d'un fonds de Littérature de jeunesse élaboré par Janine Molina, formatrice à la préparation du CAPES interne de documentation, CRDP d'Aquitaine.

Il est à noter que le CDI pourrait gérer l'ensemble des crédits d'enseignement en collaboration avec les professeurs. Une pratique courante consiste cependant à partager les crédits d'enseignement par discipline en amont. La répartition des crédits fait donc souvent l'objet d'un conseil d'enseignement.

Le fonctionnement pédagogique n'inclut pas l'ensemble des besoins financiers du CDI : le matériel informatique, le petit mobilier... ne sont pas à inclure dans le budget CDI.

• Comment trouver d'autres financements ?

Demander des rallonges :

S'il participe au Conseil d'Administration, il sera à même d'expliquer en quoi les sommes qu'il demande correspondent au projet pédagogique ou culturel du CDI.

Les dépenses d'équipement prises sur le fonds de réserve de l'établissement peuvent être prévues au moment de l'élaboration du budget ou décidées en cours d'année en effectuant une DM (Décision budgétaire Modificative).

Chercher d'autres sources :

Dans les établissements où est dispensé un enseignement professionnel, la taxe d'apprentissage peut permettre d'acheter du matériel pédagogique, rémunérer des intervenants extérieurs. (Circulaire 77-464 du 05/12/1977). Attention ! Il n'y a plus de publication annuelle d'une circulaire concernant la taxe d'apprentissage. Les informations correspondantes sont consultables sur le site du MENJVA et sur le site Éduscol.

Circulaire n o  77-464 du 5  décembre 1977 modifiée par les notes de service nos 81-034 du 22 janvier 1981, 82-056 du 3 février 1982, 86-136 du 14 mars 1986, 93-108 du 10 février 1993, 97-259 du 11 décembre 1997, 98-259 du 14 décembre 1998, 2002-028 du 6 février 2002 et 2004-009 du 21 janvier 2004

Taxe d' apprentissage.

"... VII.  UTILISATION DES SUBVENTIONS
a)  Les établissements d' enseignement technique publics peuvent, au moyen des subventions qui leur sont versées,
procéder à l' achat du matériel pédagogique et professionnel et rémunérer les conférenciers ou les intervenants qui
apportent aux auditeurs un complément de formation ou d' information sur la vie professionnelle.
b) (...)"

Le Foyer Socio-Educatif du collège peut subventionner des activités, par exemple un club organisé par le CDI. Le FSE est une association 1901 qui élit son bureau et vote des subventions. Les documents achetés par le FSE doivent être tamponnés à son ordre et inventoriés à son nom. (Circulaires 92-270 10/9/1992 et 96-249 25/10/1996). En lycée, le CVL (Conseil de la Vie lycéenne) peut formuler des propositions pour l'attribution des fonds lycéens. 

Circulaire n o  96-249 du 25  octobre 1996

[Parmi les associations qui peuvent exister dans un établissement, le foyer socio-éducatif (FSE) et l'association sportive (AS) constituent deux pôles importants de la vie scolaire. ]
 

"A)   LES RÈGLES RÉSULTANT DU STATUT ASSOCIATIF
1.   L' association socio-éducative est dotée d'un budget propre. Ses ressources proviennent notamment du produit des cotisations de ses membres et de ses activités ainsi que des dons et subventions. Les cotisations ne sauraient
présenter qu' un caractère volontaire et ne peuvent en aucun cas être prélevées de façon systématique.

2.  L' exécution du budget doit évidemment être conforme à l' objet que l' association s' est assigné dans ses statuts et
donner lieu à la tenue d' une comptabilité détaillée assurée sous la responsabilité de son trésorier et soumise
annuellement à l' assemblée générale de l' association. Le statut associatif n' exclut pas la possibilité de procéder à
des achats groupés au profit des élèves (vêtements de travail, outillages, livres) qui ne sont pas du ressort du budget
de l'établissement, mais il est dans ce cas indispensable que ces opérations soient explicitement mentionnées dans
le programme d'activités et retracées en comptabilité. (...)"
 

Des aides et subventions peuvent être obtenues auprès de partenaires. La région (lycées), ou le département (collèges), alloue lors de la création ou de la rénovation du CDI une subvention de premier équipement. La région ou le département peuvent allouer une subvention exceptionnelle d'équipement pour un CDI déjà en fonctionnement. D'autres partenaires peuvent être éventuellement sollicités.

Attention : le CDI ne peut pas constituer de caisse, qui serait par exemple alimentée par les recettes de photocopie.

• Les implications de la  Loi n° 2003-517 du 18 juin 2003 relative à la rémunération au titre du prêt en bibliothèque et renforçant la protection sociale des auteurs

Les fournisseurs des bibliothèques doivent verser une rémunération aux auteurs via la SOFIA et sont contraints à un plafonnement du pourcentage de réduction sur les livres vendus : voir le point fait sur cette question en mars 2006 par l'équipe de Savoirscdi.

Cependant, pour les manuels la loi stipule :
" Le prix effectif de vente des livres scolaires peut être fixé librement dès lors que l'achat est effectué par une association facilitant l'acquisition de livres scolaires par ses membres ou, pour leurs besoins propres, excluant la revente, par l'Etat, une collectivité territoriale ou un établissement d'enseignement. "
Deux sites de références : les pages sur le droit de prêt du ministère de la culture [http://www.culture.gouv.fr/culture/dll/droit-pret/] + le site de la SOFIA (Société Française des Intérêts des Auteurs de l'Écrit) qui est agréée pour la gestion du droit de prêt.

• Sur la LOLF, consulter le document "La Lolf : quels changements dans l'établissement scolaire ?" (SavoirsCDI).
  Ce document rapporte notamment des témoignages de documentalistes sur les changements apportés par la LOLF dans leurs pratiques liées au budget du CDI.