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La cotation

 

Qu'est-ce qu'une cote ?
Une cote sert à indiquer la place du document dans l'espace documentaire. Elle peut être : arbitraire (constituée par un numéro d'ordre
d'arrivée dans le fonds documentaire par exemple) si l'accès aux documents n'est pas libre ou significative si l'on veut un accès direct aux documents sans passer par les catalogues (ou les fichiers informatiques). Dans ces cas-là,
on utilise une classification dont les indices sont censés refléter le contenu des documents et on obtient ainsi une organisation des documents sur les rayons, traduisant l'organisation des connaissances de la classification.
La cote se compose alors d'un indice accompagné de la marque du document, le plus souvent les trois premières lettres du nom de l'auteur. La marque permet de distinguer deux documents traitant du même sujet et qui porte donc le même indice de classification.
Conseils pour la fabrication matérielle de la cote :
L'essentiel pour une cote, c'est d'être lisible, de figurer autant que l'épaisseur de celle-ci le permette sur le dos du livre, d'être apposée horizontalement ou verticalement, d'être indécollable (recouvrir de "Filmolux").
On doit utiliser une titreuse électronique qui permet un travail soigné à l'écriture indélébile.
Si on "filmoluxe" le livre, coller l'étiquette portant la cote après, sinon problème lors d'un changement de cote.
Elaboration de la cote
La phase préalable à la cotation est l'analyse du document. Elle doit permettre d'établir précisément le sujet du livre grâce aux zones contenant l'information : page de titre, table des matières, 4ème de couverture, préface, introduction.
Se méfier du titre souvent trompeur ou ambigu.
L'essentiel lorsqu'on utilise une classification de type Dewey ou CDU, c'est-à-dire un outil basé sur une classification des sciences, c'est de déterminer le point de vue, l'angle disciplinaire selon lequel est traité le sujet. Soit un document sur l'économie du Japon : il doit être classé en économie (330) bien qu'on puisse dire que
le sujet, c'est aussi le Japon.
Il faut aussi bien distinguer la forme du contenu. Soit un dictionnaire d'économie. Le sujet, ce n'est pas le dictionnaire mais l'économie, donc le document se classe à 330 et on précise éventuellement la notion de dictionnaire grâce à un indice auxiliaire que l'on combine au principal.
Cas des documents complexes (contenant plusieurs sujets) :
On choisit celui qui a le plus d'importance.
Si importance égale, le premier qui apparaît dans la table ou celui qui correspond à la discipline de l'enseignant qui l'a fait acheter.
Si sujets voisins, celui qui les englobe tous.
Si sujet envisagé sous plusieurs aspects (type Que sais-je ?), choisir l'aspect prioritaire par rapport à la catégorie de lecteur susceptible d'être le plus intéressé par l'ouvrage. Dans certains cas, la table prévoit un indice pour regrouper
les travaux interdisciplinaires sur certains sujets.
Combien de chiffres pour l'indice ?
Dire que, par souci de simplification, on ne garde que 3 ou 4 chiffres serait idiot. Cela est fonction du nombre de documents que l'on a dans chaque subdivision. Si le fonds d'Histoire de France est très riche, on sera amené à utiliser 7 chiffres pour distinguer correctement les périodes du 20ème siècle.
Une cote n'est jamais figée. Elle doit évoluer en fonction de l'augmentation des fonds dans certaines rubriques. Il ne faut pas hésiter à recoter des documents : cela est indispensable lorsque la classification évolue mais aussi lorsqu'on s'aperçoit d'erreurs ou d'incohérence, ou lorsque la cote n'est plus assez précise pour distinguer un lot de document d'un autre lot à sujet voisin.

Diaporama sur le site du CRDP d'Aix-Marseille : le classement au cdi : Diaporama présenté pendant les séances d’accueil au CDI

 © CRDP Aquitaine  Josiane Ducournau (CRDP d'Aquitaine), Marie-France Bordenave (CDDP de la Gironde)
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